Réunion : la révolution

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accompagner “J’ai encore perdu mon temps dans cette réunion!“

N’avez-vous jamais prononcé cette phrase? Vous seriez bien le seul manager car aujourd’hui dans le monde de l’Entreprise plus de 80% des cadres se sentent inutiles pendant les réunions (source étude réalisée par l’Ifop). Cette proportion progresse à 90% dans la population des cadres plus jeunes. Au total de sa carrière, un cadre aura passé 16 ans en réunion…mais pour y faire quoi? Préparer un autre dossier que celui objet de la réunion (mais quel était le sujet?), programmer ses prochaines vacances (à La Réunion !), ou réaliser une oeuvre graphique éphémère sur son bloc notes (penser à organiser une exposition).

La réunion

Source Gilles Rapaport, illustrateur pour entreprises.

Peut-on accepter de continuer ainsi à perdre du temps en réunion, ne doit-on pas utiliser ce même temps à développer les points qui feront progresser le résultat de l’Entreprise, ainsi que la satisfaction des clients? La réponse est NON évidemment. Pour y parvenir il est nécessaire de répondre à deux questions :

Toutes les réunions sont-elles utiles?
Comment améliorer l’efficacité de celles-ci?

Utile ou inutile ?

Pour commencer, il ne faut pas oublier que l’homme est un animal qui a un esprit grégaire, il se sent mieux avec les autres. Les réunions donnent le sentiment d’appartenance à un groupe, avec son lot d’esprit d’équipe, de solidarité, sans oublier les désaccords et rivalités. Elles sont aussi un des moyens de la communication interne.
Donc oublions tout de suite la solution radicale “les réunions sont supprimées“, car ce serait aller contre la nature humaine et cela diminuerait l’efficacité globale de l’Entreprise.

Comme elles sont nécessaires, chaque outil qui peut aider à les rendre plus efficace est le bienvenu et en particulier ceux qui présentent les éléments indispensables :

  • L’objectif  : est-il assez clair pour que tous les participants sachent pourquoi ils sont là?
  • Le temps : fixer la durée de la réunion et le respecter, oblige chacun à présenter l’essentiel.
  • Les participants : chacun doit savoir pourquoi il est là et le rôle qu’il a à tenir, ainsi que ce qui est attendu de leur part.
  • Le leader : chaque réunion doit être dirigée, ce chef d’orchestre qui doit veiller au temps, au respect de l’objectif et aux prises de parole.

Le rôle du leader est essentiel, car c’est lui qui gérera les conflits, les manipulations, les argumentations des participants, en évitant la cacophonie qui nait du fait que tout le monde veut avoir raison. Il doit aussi veiller à ceux qui restent en retrait, ceux qui n’aiment pas les moments de tension et qui ont surement de bons arguments, ou de bonnes idées. Il doit être attentif à mesurer le besoin d’existence de chacun, surtout si les propos n’ont aucun intérêt…

logo réunion powerpoint “Ne prenez pas de notes, vous aurez la présentation en fin de réunion.“

Combien de fois avez-vous entendu cette phrase magique qui vous libère de toute attention pour le temps de la réunion ? En fait, cela équivaut à vous dire : “Il est inutile d’écouter…“

Alors pourquoi vous convier à cette réunion ? N’était-il pas plus productif de vous adresser la présentation par mail, en assurant un retour de lecture pour suivre la bonne compréhension du sujet ? Surement car une réunion a un coût, assez facilement calculable. Avez-vous déjà évalué le prix des réunions auxquelles vous assistez, ou celles que vous organisez ? La remarque que l’on entend le plus souvent est : “Il y avait du K€ autour de la table pour pas grand chose “.

Examinons le coût des réunions pour une Entreprise. Partons des hypothèses suivantes :

  • Salaire des participants = 60.000 € brut / an
  • Fréquence réunion = hebdomadaire (base 40 semaines)
  • Durée de la réunion = 1h30
  • Nombre de participants = 6

Le résultat est de 23.920 € sans compter les frais induits (location de salle, frais de déplacement, plateau repas, etc…). Je vous laisse le soin d’y ajouter, les réunions mensuelles, les réunions d’information improvisées et le tout multiplié par x fois le nombre de directions que compte l’Entreprise à laquelle vous appartenez. Le budget réunion grossit très rapidement.

Depuis près de 30 ans, Powerpoint s’est imposé comme l’outil indispensable à toute présentation de réunion, avec, il faut le dire, la facilité d’utilisation qui permet à tout utilisateur de donner l’impression d’être très fort, mais aussi très…ennuyeux ! Depuis Powerpoint, on ne va plus en réunion, on va au spectacle pour assister à une projection de diapositives. Diapositive : quel est la première chose qu’évoque ce mot pour vous ? Seuls les plus de 50 ans peuvent répondre à cette question car ils ont connu les soirées où la famille s’endormait devant la projection des photos souvenirs de vacances. Et bien en réunion c’est pareil, surtout si la lumière est tamisée, alors tout devient propice à l’endormissement, ce qu’avoue faire 1/3 des cadres interrogés. Voici un nouveau coût induit que je vous laisse le soin d’estimer.

réunion de famille en entrepriseLa réunion efficace

Il existe plusieurs types de réunion : d’information, de négociation, de groupe projet, de communication, stratégique, gestion de conflit. Elles ont toutes des contextes et des objectifs différents, ce qui entraine autant de types d’attitude à avoir pour les mener.

Une fois que vous aurez calculé le coût annuel des réunions pour votre Entreprise, vous comprendrez immédiatement l’intérêt d’être efficace en réunion. Nous avons vu plus haut qu’il n’était pas envisageable de les supprimer, alors je vous propose ci-dessous des idées que vous pourrez tester et mettre en oeuvre pour que vos réunions soient plus productives :

  • Transformez autant de réunions que possible en coup de téléphone ou en courtes conversations dans le hall, ou en allant vous promener autour de l’Entreprise.
  • Si un objectif est déterminé clairement alors organisez votre réunion et préparez l’ordre du jour pour limiter les points à examiner.
  • Ne commencez jamais votre réunion sans avoir d’abord décidé à quelle heure elle se termine, avec un maximum de 2 heures car au-delà l’attention baisse.
  • Conservez le recours à Powerpoint pour l’essentiel et utilisez le paperboard en parallèle pour illustrer votre propos, ainsi vous augmentez l’attention, la prise de notes et les échanges.
  • Ne remettre aucun support en début de réunion, à l’exception de certaines pages de titres avec les rubriques sans contenu pour permettre la prise de notes.
  • Adresser un mail post-réunion  à chaque participant pour assurer le feedback de celle-ci avec une date de retour très courte.

Et si vous souhaitez aller plus loin :

  • Demandez à ce que les téléphones portables soient déposés à l’entrée de la salle de réunion.
  • Supprimez les chaises et tenez votre réunion debout…
  • Adoptez un coach pour vous accompagner dans ces changements.

Si vous avez des questions à nous poser, si vous souhaitez connaitre les conditions d’accompagnement n’hésitez pas à nous contacter.

En savoir un peu plus sur les cercles de compétences d’Un Autre Regard sur les Choses.
Vous pouvez aussi nous laisser un commentaire ci-dessous.

 

 

1 commentaire
  1. Odile says:

    Tout cela est rellement vrai ! Nous avons tous des anecdotes à ce sujet…
    Toutefois, je pense que celui que tu appelles le leader a un rôle (enfin plusieurs ! ) lourd à tenir. Pour les réunions recurrentes, je privilégie le partage de ces rôle (principe des réunions déléguées)

    Répondre

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